Coraz mniej jest aptek, które świadomie rezygnowałyby ze składania zamówień na leki za pośrednictwem sieci. Chociaż są wyjątki. Na przykład rzeszowska apteka Witaminka, której pracownicy każdego dnia w wyznaczonych godzinach kontaktują się telefonicznie ze współpracującymi hurtowniami. Uciążliwy sposób dyktowania listy zakupów rekompensowany jest bezpośrednim kontaktem z dostawcą, który może przy okazji przypomnieć o "gorących" nowościach, podpowiedzieć, jakie opakowania leków należy zamówić, aby zakup był szczególnie opłacalny.
Na drugim biegunie znajdują się takie placówki, jak apteka Centrum Jacek Modrzewski z Lublina. "Zapasy uzupełniam za pośrednictwem systemu Kamsoft - wyjaśnia Krzysztof Krupa, pracownik apteki Centrum. - W ten sposób skracam czas składania zlecenia. Poza tym minimalizowane jest ryzyko złożenia pomyłkowego zamówienia. Korzystając ze specjalistycznego systemu, mogę też w łatwy sposób porównać ceny specyfików oferowanych przez różne hurtownie". Z przeprowadzonego przez Puls Farmacji sondażu wynika, że obecnie aptekarze chyba najrzadziej realizują zamówienia za pośrednictwem faksów.

Nie tylko zamówienie

Elektroniczne systemy przetwarzania danych pozwalają na stworzenie kompleksowej platformy łączącej potrzeby hurtowni farmaceutycznej z oczekiwaniami właścicieli aptek. Składanie zamówienia, ewidencja braków i ich eliminacja uzupełniane są z reguły o dodatkowe funkcje realizowane przez moduły, na przykład monitorowania promocji lub śledzenia średnich cen transakcyjnych.
Rozbudowane systemy, jak ten oferowany przez firmę Kamsoft, w ramach którego funkcjonuje ponad 30 największych hurtowni, pozwalają na: przeglądanie w czasie rzeczywistym ofert (m. in. cen, w tym także historycznych), przeanalizowanie dostępności specyfików, określenie czasu dostawy.

Formy zapłaty

Należności regulowane są zwykle przelewem przed lub gotówką po otrzymaniu towaru. Tak jest na przykład w Polskiej Grupie Farmaceutycznej. To, czy pojawia się wyodrębniona z ceny leku opłata logistyczna (za dostawę), ujęta na oddzielnej fakturze, uzależnione jest od formy obsługi klienta realizowanej przez konkretną hurtownię PGF-u.
Mniej popularne formy rozliczeń finansowych to: zaliczka, cesja wierzytelności przysługująca aptece z NFZ (cesja refundacji) lub kompensata wzajemnych zobowiązań.
Duże hurtownie stawiają na programy lojalnościowe. O tych najważniejszych pisaliśmy w Pulsie Farmacji nr 11/2008 z 11 czerwca. Jednak hurtownie, chcąc pozyskiwać kolejnych partnerów, mają propozycje dla wszystkich aptek, także tych, które nie uczestniczą w programach. Co zachęca apteki do nawiązania współpracy? Joanna Frątczak-Kazana, prokurent spółki Prosper wskazuje na solidność firmy, stabilność i szybkość dostaw, rozbudowany system logistyczny (Prosper ma dwie spółki zależne i 13 oddziałów). Jej zdaniem mocną stroną hurtowni, która nie prowadzi własnych aptek, są odbywające się dwa razy w roku targi Forum Medicamentum. Aptekarze mogą wówczas zakupić towar w atrakcyjnych cenach oraz poznać najnowsze trendy w farmacji. Firma stosuje minimalne kwoty realizowanego zamówienia. Jakie? To zależy z jednej strony od oddziału hurtowni, z drugiej od klienta. W konkretnych przypadkach przygotowywane są indywidualne warunki dostaw w określonym czasie. Minimalny czas dostawy wynosi trzy godziny.

Dwa razy dziennie

W katowickim Farmacolu składanie zamówień w oparciu o system elektronicznego przetwarzania danych to podstawa, ale w godzinach 6.00-1.00 przyjmowane są też zlecenia telefoniczne. "Jeśli apteka jest usytuowana w pobliżu magazynu, to dostawy odbywają się dwa razy dziennie, w pozostałych przypadkach raz na dobę" - wyjaśnia Edyta Bączek, dyrektor ds. marketingu w firmie Farmacol. Hurtownia nie stosuje szczególnych zasad nabywania leków przez powiązane organizacyjnie apteki.
Według Tomasza Przewoźnika, dyrektora marketingu katowickiego Silfarmu, dział sprzedaży hurtowni kontaktuje się z aptekami z reguły dwa razy dziennie, a zlecenia przyjmowane są od 6.00 do 23.00. Spółka od października 2008 roku zamierza uruchomić infolinię.
Standardowo dostawy leków odbywają się także dwukrotnie każdego dnia, wówczas wymagana minimalna wartość pojedynczego zamówienia wynosi 200 zł. Dostawy w okolicach Katowic, Mysłowic i Siemianowic bez problemu są realizowane trzy razy dziennie. Hurtownia dostarcza towar zawsze w określonych godzinach, co ma pomagać w organizacji pracy aptek.
W przypadku dostaw niestandardowych, np. cito, poza harmonogramem lub w godzinach nocnych, minimalna kwota zamówienia wahać może się od 500 do 3000 zł. Wartość zależy między innymi od odległości od odbiorcy.
Hurtownia oferuje klientom w skali miesiąca od kilku do kilkudziesięciu promocji: producenckich, centralnych, lokalnych i w ramach programu lojalnościowego realizowanego przez spółki znajdujące się w grupie Torfarmu (do której należy Silfarm) - wiat Zdrowia.
"Apteki korzystające z usług PGF-u mogą liczyć na realizację zamówienia z reguły w ciągu dwóch - trzech godzin" - zapewnia Michał John, rzecznik prasowy spółki. PGF stosuje minimalne wielkości realizowanego zamówienia, nie otrzymaliśmy jednak odpowiedzi na pytanie, jakie są to kwoty.
Przedstawiciele hurtowni zgodnie zapewniają, że korzystanie z promocyjnych ofert nie oznacza podpisania cyrografu eliminującego możliwość uczestnictwa w programach przygotowywanych przez konkurencję. Generalną zasadą jest także oferowanie atrakcyjnych cen zakupu tym aptekom, które realizują zamówienia co najmniej na poziomie minimalnym określonym przez hurtownię.
Standardowe promocje
Nikt nie ma złudzeń, że oferty promocyjne są przygotowywane z myślą o konkretnym odbiorcy. "Jeśli hurtownie chcą zwrócić uwagę na szczególnie atrakcyjną ofertę, przygotowują specjalne broszury reklamowe, ale trafiają one jednocześnie do wszystkich aptek współpracujących z promującą się hurtownią" - mówi Magdalena Koterska z wrocławskiej apteki Pod Podwójnym Złotym Orłem. Aptekarze przyznają, że zazwyczaj znacząca, systemowa obniżka ceny leku jest ustalana z producentem określonego specyfiku, dlatego też specjalną ofertę ma co najmniej kilka hurtowni, a w konsekwencji jest dostępna wielu aptekom. W takim przypadku pojawiają się obniżki trwające ściśle określony czas, chociaż zazwyczaj obowiązuje magiczna formuła "aż do wyczerpania się zapasów".